Авизо — официальное извещение об исполнении операции или действия. Может передаваться между контрагентами или сотрудниками одной организации. Содержит уведомление, подтверждающее осуществление платежной операции, отправку товара или продукции. Термин используется банками, бухгалтерией и коммерческими компаниями.
Значение термина
В бухгалтерии под авизо подразумевается уведомление касательно изменений в активах фирмы. Документ может содержать данные о сумме средств на счетах, записях в дебетовых и кредитных документах, об изменениях в нормативно-правовых источниках для оформления документации.
Банк, обслуживающий компанию, присылает уведомление о расходных операциях или о зачислении денежных средств на счет. Например, за покупку покупателем товара согласно договору. Кроме того извещениями могут обмениваться сотрудники одной фирмы.
В коммерческой сфере авизо означает извещение о совершении конкретных действий с продукцией или иными активами компании. Чтобы выполнить такие операции, контрагент получает письменное разрешение от фирмы.
Классификация авизо
Тип авизо зависит от того, кому и зачем отправляется извещение:
- Прямые. Используются при согласовании фирмами количества, качества и стоимости товаров или услуг. Получателю прямого авизо не нужно отвечать на уведомление.
- Обратные. Вторая сторона обязана подтвердить согласие или отказ с указанными в документе требованиями. Также обратные авизо применяются при подтверждении сделок и отсутствии претензий друг к другу у организаций.
Также есть другие виды:
По движению. Обмен документами между разными подразделениями одного предприятия (справка о переводе средств в другую подструктуру и др.) либо отправка авизо контрагенту (с помощью договора купли-продажи продавца и покупателя информируют о выполнении обязательств).
По способу отправки. Документ бывает бумажным с печатью и подписью, либо электронным с цифровой подписью.
По расчету. Чтобы устранить разногласия по стоимости товаров или услуг, контрагенты составляют авизо по расчетам и дополняют его корректными данными о ценах на товары или услуги.
По типу средств. Дебетовые содержат требование об осуществлении финансовой операции, например списании суммы за отгруженные товары или оказанные услуги. Кредитные — одна сторона сообщает второй о необходимости в погашении долга.
Оформление документа
Авизо содержит информацию и при необходимости дополняется подтверждающими документами. Единой формы документа не существует, поэтому у организаций есть возможность самим утвердить нужную форму.
В авизо указываются следующие данные:
- номер договора и банковского счета;
- бланки отчетности;
- формы выполнения работ или оказания услуг;
- наименование авизо, например, кредитное;
- порядковый номер;
- дата формирования;
- название организации;
- основания для выполнения операции;
- сумма;
- реквизиты контрагента;
- подпись и штамп.
Авизо можно дополнить платежным поручением, кассовым ордером, выпиской с банковского счета и другими бумагами.
Выставление авизо
Компании составляют 2 экземпляра авизо, если им нужно направить уведомление об обязательствах или выполнении финансовых операций. Один документ остается в бухгалтерии, так как является доказательством выполнения действий. Второй передают отправителю.
Для передачи авизо между подструктурами организации авизо составляют 3 экземпляра документа: для бухгалтерии, отправителя и в главного подразделения фирмы.